בפועל, התהליך ב-MyHR עובד טוב רק אם אני מגדיר מראש כללי נוכחות, הרשאות, מועדי סגירה ומסלול אישור. אחרי זה המערכת מסמנת חריגים כמו איחור, דיווח חסר או חריגה מהמשמרת, והמנהל מטפל רק במה שדורש בדיקה.

מה אני לוקח מהמאמר הזה:

• העובד מזין שעות, הפסקות, היעדרויות ותיקונים

• המערכת בודקת חריגים מול הכללים והבקשות שכבר אושרו

• המנהל מאשר או דוחה, וכל פעולה נרשמת

• לפני שכר אני סוגר תקופה, נועל נתונים ובודק דוחות

• אם יש כשל סנכרון, MyHR מנסה שוב עד 5 פעמים לפני שליחת התראה

בקיצור: המטרה היא להעביר לשכר רק נתונים שעברו בדיקה, אישור ונעילה - בלי רדיפה אחרי תיקונים ברגע האחרון.

המאמר הזה מסכם איך אני בונה את הזרימה הזאת בצורה מסודרת, מההגשה של העובד ועד הרשומה הסופית לשכר.

לפני שמתחילים: הגדרות ב-MyHR וכללי אישור

מדיניות נוכחות, תאריכי סגירה וכללי שעות נוספות

כדי שאישור הדיווחים יעבוד בלי עיכובים, צריך קודם להגדיר ב-MyHR את כללי הנוכחות והאישור. אחרי שמסיימים עם התפקידים, עוברים לכללים שעוזרים למנוע חריגות, פספוסים ועיכובים באישור.

ב-MyHR מגדירים שעות עבודה, הפסקות, מנוחת שבוע, סוגי היעדרות וספי שעות נוספות לפי ההסכם הרלוונטי.

כדאי להגדיר גם תאריך סגירת תקופה, כך שצוות השכר יודע בדיוק מאיזה רגע הנתונים ננעלים. לאחר נעילת התקופה, הנתונים ננעלים לעריכה ומועברים לשכר.

בנוסף, מגדירים ספי חריגה לאיחור, דיווח חסר וחריגה מהמשמרת. MyHR מסמן את החריגות האלה אוטומטית - עוד לפני שהמידע עובר לשכר. משם, אפשר לעבור למסלול האישור והרשאות הגישה.

היררכיית מאשרים, הרשאות וגישה ממובייל

הגדירו מסלול אישור ברור והרשאות לפי תפקיד, כך שכל משתמש רואה רק את המידע שרלוונטי לתחום האחריות שלו.

כדאי להגדיר גם מנהל גיבוי ומסלול הסלמה, כדי לא להיתקע כשמנהל נעדר. עבור עובדי שטח או צוותים שפועלים בכמה אתרים, הפעילו גישה ניידת עם אימות מיקום, כדי לוודא שהדיווח בוצע מהמקום הנכון.

כך בונים בסיס מסודר להגשת הדיווח ולאישור המנהל.

6 השלבים בתהליך אישור דיווח נוכחות עצמי ב-MyHR

אחרי שמגדירים את הכללים וההרשאות, כך נראה התהליך בפועל ב-MyHR:

שלבים 1-2: דיווח העובד ובדיקות חריגים אוטומטיות

שלב 1 - הדיווח עצמו: העובד מדווח כניסה, יציאה והפסקות דרך האפליקציה, בדפדפן או ב-NFC. אם הייתה שכחה, אפשר להגיש תיקון באפליקציה ולהיכנס לאותו מסלול אישור רגיל.

שלב 2 - בדיקה אוטומטית: מיד אחרי ההגשה, MyHR מסמן איחורים, דיווחים חסרים וחריגות בשעות. המערכת גם משווה את הדיווח לחופשות ולהיעדרויות שכבר אושרו. משם העובד ממשיך לבדיקת התקופה ולהגשה.

שלבים 3-4: הגשת העובד ואישור המנהל

שלב 3 - הגשת העובד: העובד עובר על סיכום התקופה, בודק יתרות בזמן אמת, מוסיף הסבר לחריגים, מצרף מסמכים תומכים ומגיש לאישור לפני מועד הסגירה.

שלב 4 - אישור המנהל: המנהל מקבל התראה, בודק את החריגים ומאשר או דוחה בלחיצה, מהמחשב או מהמובייל. כל פעולה נרשמת ביומן הביקורת. אחרי זה עוברים לתזכורות ולסגירת התקופה.

שלבים 5-6: תזכורות, סגירת תקופה והעברה לשכר

שלב 5 - סגירת תקופה: MyHR מציג פעולות שממתינות לטיפול ומועדי יעד קרובים, כדי לעזור לעמוד במועדי הסגירה. אפשר גם להגדיר מסלולי אישור עם כמה תחנות, לפי מחלקה או לפי סוג ומשך ההיעדרות, כך שאפשר לסגור את התקופה לפני ייצוא השכר.

שלב 6 - העברה לשכר: אחרי שכל החריגים טופלו והתקופה ננעלה, הנתונים המאושרים עוברים אוטומטית לייצוא לשכר בפורמט השכר. ככה נמנעות טעויות העתקה ידניות.

בקרות, תיעוד ומוכנות לשכר ב-MyHR

יומן שינויים, מסלול ביקורת ונעילת תקופה

אחרי סגירת התקופה והעברת הנתונים לשכר, MyHR ממשיך לשמור על בקרה ותיעוד מלא.

כל שינוי רלוונטי בדיווח הנוכחות - דיווח, תיקון ואישור - נרשם ב-MyHR עם חותמת זמן ופרטי המשתמש שביצע אותו. זה אומר שאפשר לראות מי עשה מה ומתי, בלי לנחש ובלי לרדוף אחרי גרסאות. כשנתוני הנוכחות מועברים לעיבוד שכר, הרשומה ננעלת, וכל תיקון מתבצע במערכת השכר. אם מזהה עובד משתנה במערכת השכר, MyHR מזהה את אי־ההתאמה ומייבא את הרשומה כרשומה "לא מקושרת", כך שניתן לקשר אותה מחדש.

לצורכי ביקורת פנימית או רגולטורית, הנתונים המתועדים ניתנים לייצוא בפורמטים סטנדרטיים.

דוחות חריגים והתאמת שכר

לפני ההעברה לשכר, כדאי לעבור על הדוחות שמציגים חריגים, סטטוס סנכרון ועדכונים. זה שלב קטן שיכול לחסוך בלגן אחר כך.

אם סנכרון נתוני הנוכחות או ההיעדרות נכשל, MyHR מנסה לשלוח את הנתונים שוב עד 5 פעמים. רק לאחר מכן נשלחת התראה אוטומטית בדוא״ל למנהל השכר.

סיכום: תהליך עקבי ובטוח לשכר

בסוף ששת השלבים, MyHR מעביר לשכר רק נוכחות שעברה בדיקה, אישור וסגירה.

הבקרות האוטומטיות של MyHR מסמנות חריגים כבר בזמן ההגשה, ומציגות למנהל רק את מה שדורש טיפול.

סגירת תקופה בזמן היא נקודה קריטית. לפני נעילת התקופה צריך להשלים את כל הבדיקות והתיקונים. משם התהליך נסגר בייצוא לשכר.

כך מחלקת השכר מקבלת רק דיווחי נוכחות מאושרים ומתועדים - וכך נסגר תהליך אישור הנוכחות מקצה לקצה.

שאלות נפוצות

שאלות נפוצות

מה קורה אם עובד לא מגיש דיווח עד מועד הסגירה?

איך מתקנים דיווח אחרי שהמנהל דחה אותו?

מה עושים אם הסנכרון לשכר נכשל?