מה חשוב לזכור כבר מההתחלה:

• מגדירים כללים מראש: שעות רגילות, שעות נוספות, הפסקות, חופשה, מחלה וחריגות.

• אוספים דיווחים בכמה דרכים: אפליקציה, דפדפן או מכשיר באתר.

• מנהלים אישורים בזמן אמת: מנהל בודק, מאשר או מחזיר לתיקון.

• מעבירים נתונים לשכר: שעות רגילות, 125%, 150%, שבתות, חגים והיעדרויות.

• שומרים תיעוד מסודר: יומן נוכחות, מסמכים, הערות ואישור לכל פעולה.

למה זה משנה? לפי דרישות החוק, צריך לתעד את שעות העבודה בפועל, כולל שעות נוספות ומנוחה שבועית. כשעובדים עם קבצים מפוזרים, קל לפספס יציאה, לחשב לא נכון שעות נוספות, או לא לקשור בקשת מחלה לתלוש. וזה עולה בזמן, בשגיאות ולעיתים גם בכסף.

מה ניתן לקבל ממאמר זה בקצרה:

• השלב הראשון הוא לא דיווח - אלא הגדרה נכונה של הכללים.

• השלב השני הוא ריכוז כל דיווחי הנוכחות וההיעדרות ביומן אחד.

• השלב השלישי הוא בקרה: התראות, דשבורד וטיפול ברשומות חסרות.

• השלב הרביעי הוא חיבור ישיר לשכר ולתיק העובד.

  
  

השורה התחתונה: ניהול נוכחות דיגיטלי לא מתחיל בשעון ולא נגמר בדוח. אני רואה בו רצף אחד: דיווח → בדיקה → אישור → שכר → תיעוד. זה כל הסיפור, בקו ישר ופשוט.

ניהול נוכחות דיגיטלי מקצה לקצה: 4 שלבים ב-MyHR

שלב 1: הגדרת כללי נוכחות ב-MyHR לפני שהעובדים מתחילים לדווח

לפני שמתחילים לדווח נוכחות, מגדירים ב-MyHR את כללי הבסיס: שעות רגילות, שעות נוספות, הפסקות והיעדרויות. הגדרה נכונה מראש חוסכת תיקונים, חריגות ואי-התאמות בשלב האישור והשכר. משם עוברים להגדרה בפועל של לוחות זמנים, שעות נוספות, הפסקות וחריגות.

הגדרת לוחות זמנים, שעות נוספות, הפסקות וחריגות

ב-MyHR מגדירים את כללי הנוכחות פעם אחת, ואז אפשר להחיל אותם גם על מחלקות או סניפים. לכל עובד מגדירים סוג חישוב נוכחות - שעתי, גלובלי או משמרתי - והוא זה שקובע איך המערכת מחשבת את שעות העבודה.

במקביל, מגדירים גם את כללי השעות הנוספות, כדי שהמערכת תחשב אוטומטית תשלום של 125% ו-150% לפי ההגדרות שנקבעו. זה בדיוק המקום שבו כדאי לדייק, כי טעות קטנה בשלב הזה עלולה לגלוש אחר כך לאישור הנוכחות ולשכר.

גם את נושא ההפסקות מגדירים מראש. אפשר לבחור בניכוי אוטומטי של זמן הפסקה, או לדרוש דיווח ידני. לגבי חריגות, אפשר להגדיר למשל תקרה של עד 12 שעות רצופות, ואם עובד עובר את הגבול הזה המנהל מקבל התראה אוטומטית.

אחרי שכל הכללים האלה מוכנים, ממפים כל סוג נוכחות לרכיב השכר המתאים.

חיבור קודי נוכחות לתהליכי שכר ו-HR

ב-MyHR כל קטגוריית נוכחות - שעות רגילות, שעות נוספות, חופשה, מחלה, מילואים או חל"ת - ממופה מראש לרכיב שכר מתאים. כשהמיפוי הזה מוגדר נכון, הנתונים המאושרים יכולים לעבור לשכר בלי הקלדה ידנית נוספת.

בכרטיס העובד מגדירים גם את סוג בדיקת הנוכחות (Attendance Check Type) ואת שדה העברת נתוני הנוכחות לממשק (Transfer attendance data in interface), כדי לוודא שנתוני הנוכחות של העובד ייכללו בייצוא לשכר. בפועל, זה מה שמחבר בין הדיווח עצמו, שלב האישור, והעברת הנתונים לשכר - בלי לפרק את המידע ולבנות אותו מחדש.

אחרי שהכללים מוגדרים, אפשר להתחיל לאסוף דיווחי כניסה, יציאה והיעדרות ישירות ב-MyHR.

שלב 2: איסוף נתוני כניסה, יציאה והיעדרות בצורה דיגיטלית ב-MyHR

אחרי שמגדירים את כללי הנוכחות, מתחילים לאסוף ב-MyHR את נתוני הכניסה, היציאה וההיעדרות בזמן אמת.

שימוש באפליקציה, שעון ווב או מכשיר ביומטרי - לפי סוג העובד

הדיווח נעשה לפי אופי העבודה. עובדי שטח מדווחים דרך האפליקציה, עובדי משרד דרך שעון ווב, ועובדי משמרות או עובדים באתרים קבועים דרך מכשיר ביומטרי או קורא NFC.

כל הדיווחים האלה נשמרים ביומן אחד ב-MyHR. זה אומר שלא צריך לרדוף אחרי נתונים ממערכות שונות או לנסות לחבר ידנית בין מקורות.

אחרי שאוספים את שעות העבודה, גם ההיעדרויות נכנסות לאותו מסלול דיגיטלי.

הגשת בקשות חופשה והיעדרות דרך טפסים דיגיטליים ושירות עצמי

גם בקשות חופשה, מחלה, מילואים וכל היעדרות אחרת מוגשות ב-MyHR דרך השירות העצמי.

העובד מצרף לבקשה את המסמך הרלוונטי, כמו אישור רפואי או צו מילואים, והמסמך נשמר אוטומטית ברשומת העובד. לפני שהבקשה נשלחת לאישור, MyHR בודקת אם יש יתרה זמינה. לאחר אישור או דחייה, הסטטוס מתעדכן מיד לעובד, ונתוני ההיעדרות מתעדכנים ביומן הנוכחות.

מכאן הנתונים עוברים לאישור ולבקרה.

שלב 3: אישור, מעקב ותיקון רשומות נוכחות ב-MyHR

נתוני נוכחות דיגיטליים שווים הרבה פחות בלי תהליך אישור מסודר מאחוריהם. גם דיווח מדויק יכול להגיע לשכר עם טעויות אם אף אחד לא בודק, מאשר ומטפל בחריגות. אחרי איסוף הנתונים, MyHR מטפלת בדיוק בשלב הזה: אישור, בקרה ותיקון.

תהליך אישור מנהלים לשעות, חופשות וחריגות

כשעובד מגיש בקשת חופשה, מדווח על שעות עבודה חריגות או מבקש לתקן כניסה שלא דווחה, המנהל מקבל התראה מיידית. משם, הוא יכול לאשר, לדחות או לתקן את רשומת הנוכחות ישירות מתוך הממשק, וגם לצרף הערה שמוצגת לעובד.

ברגע שהמנהל מבצע פעולה, הסטטוס מתעדכן אוטומטית אצל העובד, צוות משאבי האנוש ומחלקת השכר. זה חוסך פינג־פונג מיותר בין גורמים שונים ושומר על תמונה ברורה לכולם. במקביל, כל מנהל רואה רק את רשומות הצוות שלו.

אחרי שהאישור מתקדם בזמן אמת, אפשר לעבור לשלב הבא: זיהוי חוסרים וחריגות לפני שהם הופכים לבעיה בשכר.

שימוש בהתראות, דשבורדים ודוחות לאיתור רשומות חסרות או חריגות

מערכת MYHR מציגה למנהלים ולצוות משאבי האנוש דשבורד שמראה מי דיווח, מי חסר ומי חרג. במקום לעבור ידנית על שורות ודוחות, אפשר לראות מיד איפה נדרש טיפול.

חריגות כמו כניסה מאוחרת, יציאה מוקדמת או שעות נוספות שלא אושרו מסומנות אוטומטית ומועברות לאישור. כך קל יותר לטפל ברשומות חסרות, לעצור טעויות בזמן, ולשמור על זרימה מסודרת בין נוכחות, בקרה ושכר.

ב-MyHR הבקרה הדיגיטלית מצמצמת שגיאות, מקצרת את הטיפול בחריגות ומכינה את הנתונים לשכר בזמן אמת.

אחרי שהרשומות מאושרות ומסודרות, MyHR מעבירה אותן לשכר ולתיעוד המרוכז.

שלב 4: העברת נתוני הנוכחות המאושרים לשכר, משאבי אנוש ותיעוד מרוכז ב-MyHR

אחרי שהנתונים מאושרים, MyHR מעבירה אותם ישירות לשכר ולתיעוד המרכזי. זה סוגר את המעגל בין הדיווח בשטח, האישור של המנהל, והמידע שמגיע בפועל לצוותי השכר וה-HR.

שליחת שעות והיעדרויות מאושרות לחישובי שכר

אחרי האישור, MyHR מעבירה את הנתונים לחישוב השכר - כולל שעות רגילות, שעות נוספות ב־125% וב־150%, עבודת לילה, שבתות וחגים, בהתאם לכללי ההעסקה שהוגדרו מראש. בפועל, זה מוריד את הצורך בהזנה כפולה ומקטין טעויות שכר שנובעות מהקלדה ידנית.

התוצאה ברורה: דיוק גבוה יותר בתלוש ועמידה טובה יותר בדרישות תיקון 24 לחוק הגנת השכר, שמחייב תיעוד מדויק של שעות העבודה בפועל.

שמירת יומני נוכחות, אישורים ודוחות במקום אחד

מערכת MYHR שומרת את יומני הנוכחות, האישורים והמסמכים במאגר אחד, עם היסטוריית פעילות מלאה. כך, כשמגיעים לסגירת חודש או לבקרת חריגות, צוותי HR והשכר לא צריכים לרדוף אחרי קבצים, מיילים או אישורים מפוזרים.

בנוסף, דוחות חודשיים לפי עובד, מחלקה או אתר עבודה עוזרים לזהות מגמות, לנהל יתרות חופשה ומחלה, ולהקל על בקרה ודיווח.

סיכום: תהליך נוכחות דיגיטלי מקצה לקצה ב-MyHR

כך נשמר רצף מלא בין נוכחות, שכר ותיעוד - פחות טעויות, פחות עבודה ידנית, ויותר שליטה.

שאלות נפוצות

שאלות נפוצות

איך מתחילים להטמיע ניהול נוכחות דיגיטלי בארגון?

מה קורה אם עובד שכח לדווח כניסה או יציאה?

איך ניהול נוכחות דיגיטלי משפר את דיוק השכר?